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西安医学高等专科学校学籍管理细则

时间:2017-11-16 作者: 浏览次数:

高校学籍管理包括新生入学和资格复查、学生注册、学籍建立、学籍异动、学籍档案管理、学生毕业资格的审核及毕业证的办理等,是对学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体、美、劳等诸方面发展状况的真实记载和反映。为了更加科学、高效、有序地服务学生,根据《普通高校学生管理规定》和《西安医专学生管理规定》,特制定本操作细则。

一、新生入学和资格复查

(一)新生入学

按照国家招生规定录取的新生,持录取通知书、个人档案材料按照我校规定时间到学校招生办公室办理入学手续。因故不能按期入学的新生应当向招生办请假,未请假或者请假逾期的,除不可抗力等因素外,学校视为放弃入学资格。

新生报到后,学校教务处将在3个月内按照国家招生规定进行复查审核,复查合格的予以注册学籍,复查不合格的学生,报学校校长办公会议研究决定后,由学校出具书面材料,取消学生入学资格。

()新生复查

复查需要学生提供以下材料:1、录取通知书;2、准考证或生源地县级以上招生办证明材料;3纸质档案材料;4、身份证、户口本原件;5、《西安医学高等专科学校新生入学登记审核表》和证件照(蓝背景小二寸4张)。

1、复查对象和内容:当年录取的专科(高职)新生(含五年一贯制)。复查内容包括以下以下几个方面:

1)录取手续是否真实,程序是否合法合规;

2)获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

3)所提供的材料信息是否一致;

4)身心健康状况是否符合包括专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

5)其他不符合入学条件的情况。

2、复查办法:以系为单位组织实施,各系认真遵照有关文件精神,按照录取通知书、准考证、身份证、档案照片和考生本人“五对照”的原则,对新生进行认真复查,重点清除①弄虚作假骗取报名资格的考生。②在招生考试和体检中作弊的考生。③冒名顶替入学等舞弊的考生。

3、复查结果和要求:各系对规定的复查对象和范围要周密安排,不留死角。在复查的程序和方法上,要严密周全,便于操作,既不能冤枉一名符合条件的学生,也不能漏查一个舞弊的学生。参与复查的相关工作人员要严肃纪律,坚持原则,严格执行有关政策法规,自觉抵制不正之风。对参与舞弊的工作人员按高考作弊论处,情节严重者依法追究当事人和相关领导者的责任。

4、对于复查合格的新生取得学籍,由教务处按照省教育厅要求进行电子学籍注册,建立学生学籍库;复查不合格者,由学校区别情况,予以处理,直至取消入学资格。教务处将复查结果写出书面报告,按要求连同新生学籍库一起报省教育厅学生工作处备案。

(三)新生体检

新生入学后,学生处组织安排新生到西安医学高等专科学校附属医院进行入学体检,对患有疾病的新生,经西安医学高等专科学校附属医院(或者我校指定的其他二级甲等以上医院)诊断不宜在校学习的,通过治疗短期内可达到国家招生体检健康标准的,则由本人申请,经学校招生办公室批准,可以保留入学资格一年。保留入学资格由招生办公室负责,教务处备案。

保留入学资格的学生不具有学籍,不享受一般在校学生待遇,学生在接到通知后,应当在一周内办完相关手续。

在保留入学资格期限内经治疗康复者,可在下一学年新生入学前向学校提交入学申请,由西安医学高等专科学校附属医院或者我校指定的其他二级甲等以上医院)诊断,符合体检标准要求,且学校教务处复查合格后,重新办理入学手续。复查不合格或逾期不办理入学手续者,视为放弃入学资格。

二、学生注册

学生注册是学生取得学籍的重要标志,凡经我校招生办入学资格进行初审合格的学生,均按照学年进行注册。

()信息交接:是做好学生注册的前提,招生办、教务处、学生处、各系要按时按要求做好学生信息交接工作,保证学生注册的正常进行。

1、招生办

1)在报到时对新生入学资格进行初步审查,对初审合格的学生办理报到入学手续。

2)新生录取工作结束后,将当年入校的专科(高职)学生录取信息(分生源、分层次、分专业)纸质名单(EXCEL电子版信息)交教务处,并于10月底前制作交接清单一式两份,列出审批表总页数、各专业录取人数,由教务处验收、签字后完成新生录取信息(录取信息对应审批表册、页、行)和审批表复印件的交接手续。

3)五年一贯制学生录取工作结束后,仍按(2)中要求将名单及审批表复印件交教务处。

4)将录取新生的录取名单、学生个人信息,以及录取人数和专业人数等交学生处。

2、教务处

按照录取学生情况进行分配班级、安排教室、制作课程表和安排代课老师等情况。

2、学生处

将从招生办交接过的专科(高职)信息提供给各系,同时安排入学教育工作和军训等工作。

3、各系

⑴依据学生处所提供的普通专科(高职)名单做好新生注册前的准备工作。

⑵五年一贯制因事先无信息,需要在新生报到注册时及时采集。

()学生注册:是学生取得学籍的必要条件,完善注册手续后学生方可取得学籍。各系要高度重视,做好学生注册工作,并在注册工作结束后两周内安排学生进行学籍自查工作,将自查结果报至教务处学籍科。

1、新生注册

1)新生凭录取通知书到学校财务处交纳学费、住宿费等相关费用。专科(高职)学生确因家庭困难未能缴纳学费的,应主动凭录取通知书到助学贷款中心办理贷款手续后,再到财务处完善交费手续;五年制学生确因家庭经济困难或有特殊情况不能按时缴纳有关费用时,向学校提出缓缴申请,明确缓缴期限,经学校审批后办理暂缓注册手续。暂缓注册手续时限最长一般不超过一学年。

2)学生持收费票据到所在系办理报到、注册手续。无故不按时交纳有关费用者不予注册。学生因故办理“暂缓注册”手续应当在注册记录上注明原因。

3)超过报到时间一个月内报到的新生,需经学校招生办、教务处同意后方可按照程序注册。未请假或者请假逾期未报到的学生将视为放弃入学资格处理。

4)对于普通专科、五年一贯制专科新生,应严格按照学生处提供的学生名单进行注册,名单中没有的学生,各系一律不得注册。

2、在校生(已取得学籍的学生)注册,即学年注册。

⑴学生到校后,须按规定向学校财务处缴纳学费、住宿费等有关费用;

⑵学生持收费票据和学生证到所在系办理注册手续,无故不按时缴纳有关费用者不予注册。学生因故办理“暂缓注册”手续应当在注册记录上注明原因;

⑶注册手续应当自每学期学校规定的开学报到之日起,两周内办理完毕。如有特殊情况(除不可抗拒力等正当事由外)学生应当向学校请假,履行暂缓注册手续。开学两周内无正当事由且未按规定办理注册、暂缓注册手续,也未向学校提出休学申请的学生,视为放弃学籍,按自动退学处理。

⑷注册登记手续,由学生所在系具体负责组织办理,由系主管学生工作的书记负责。各系负责办理学生注册的辅导员,应切实负起责任,严肃认真地办理学生注册手续,出现失误和问题要追究相关人员的责任。

⑸系教学科负责做好已履行注册手续学生的学籍上报工作,系学生科及时对未履行注册手续的学生上报学生处处理,学生处最终将处理结果交由教务处。

三、学籍建立

新生完善注册手续后,各系应及时建立学生学籍

()信息采集:是建立学籍的基础性工作,各系要认真、及时、准确地做好信息采集工作。

1、普通专科(高职)学生信息在学生处提供的信息基础上,按照《西安医学高等专科学校新生入学登记审核表》补足信息。五年制信息按照《西安医学高等专科学校新生入学登记审核表》采集,具体要求详见《关于新生学籍信息采集的通知》。

2、当年10月中旬前,各系按照招生办提供的录取审批表复印件查找学生所在审批表上具体的页、行,标明处理文号,并进一步核对信息。在信息核对过程中,要由学生本人、辅导员、系领导层层签字把关,坚决避免出现学生信息与录取审批表不一致及漏批学生现象,做到谁签字谁负责。若在审核中发现与审批表信息不符者,及时与学生反馈核实。确属录取审批错误,由学生将相关证明材料如身份证、准考证、户口本等有效证件提供给招生办,由招生办负责解决。确属漏批学生报招生办处理。

3、各系将核实无误后的新生信息,统一由教务处学籍科按照《西安医学高等专科学校关于规范学号的通知》编排学号,最终完成学生信息采集。学号是学生在校期间及毕业后信息查询的依据,各系应告知每位学生学号的重要性。各系将新生信息纸质材料(附EXCEL电子表格)由系书记签字盖章后于当年10月底前报教务处。

4、教务处将各系上报新生信息汇总后,制作新生花名册前提供给校学生处、财务处、保卫处,并将新生人数分生源、分层次、分系、分班级报主管校长。

5、完善学籍表:新生学籍注册后,教务处将《西安医学高等专科学校学生学籍表》一式一份发放到各系,由各系负责粘贴相片,按要求填写学生信息后将完善的学籍表于一周内交教务处学籍科存档。

(二)新生复查

新生入学复查工作是清理清查招生工作中各种违规舞弊行为的有力措施,认真做好此项工作对维护招生工作的严肃性,保持高校稳定,维护高等教育的声誉,促进高等教育的健康发展具有重要意义(详见新生入学与资格复查第二款)。

(三)新生信息上报

⑴教务处学籍科根据省教育厅要求按时将学生(普通专科、五年一贯制)信息数据进行学籍电子注册,并在中国高等教育学生信息网上可予以查询。

⑵学籍电子注册是毕业生学历证书电子注册的审核依据,是关系到学生终身利益的大事,一个数字的错误,就会导致学生毕业证的无效,各相关部门要相互配合,按时按要求做好此项工作,确保上报信息的准确无误。

四、修业年限

学校根据各专业具体情况实施学年制。普通大专(即高中起点专科)学制为三年、五年一贯制(即初中起点专科)学制为五年,学生应在学制规定的年限内完成学业,确因需要延长修业年限的,可在原学制年限上延长两年。具体规定参照《西安医学高等专科学校学生管理规定》执行。

五、学籍信息修改和学籍异动

学生进行学籍注册,取得正式学籍后,原则上应按注册信息完成学业。如确有特殊原因要进行学籍信息修改或学籍异动的,应履行学籍修改或异动的手续。学籍信息修改包括姓名、身份证号码、性别、出生日期、民族及其他已经注册信息;学籍异动包括转专业、转学、休学、复学、留(降)级、退学等。

(一)学籍信息修改

学生学籍注册时的姓名、身份证号码等信息必须与录取时的原始数据保持一致,原则上不予变更。因学生在校期间修改或者变更身份信息的,由学生本人提供合法性证明材料,学校或省级教育行政部门审核确认后更改,学信网保留更改前信息,学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的不予受理,具体详见陕西省教育厅《信息修改材料要求》。

(二)转专业:

1、在校生:凡注册后原则上不允许转专业,学生确因特殊情况,且符合以下条件之一者可予以转专业。

1)学生对其他专业有兴趣和长的,转专业更能发挥其长。

2)因某种疾病或生理缺陷,不能在原专业学习,但尚能在本校其他专业学习。

3)休学创业或者退役复学的学生,因自身情况需要转专业的,学校应当优先考虑。复学时原专业已停止招生的,征求学生本人意愿,按照考核程序转入相关或相近专业学习。

有下列情况之一的不准转专业:

1)不同学历层次、不同录取批次、不同招生类别的学生申请转专业的。

2)高考分数低于欲转入专业当年招生所在地最低录取分数线的

3)五年一贯制注册学籍后。

4)综合分类评价考试录取学生,国家有相关规定或者录取前与学校有明确约定的。

5)在校期间已经转过一次专业或转过专业又申请转回原专业的,以及不满一年即将毕业学生

6)无正当理由的。

符合条件的新生可以在入学后第三个月后,提出转专业申请。办理程序为:

⑴本人提出书面申请,所在系同意后,填写《西安医专新生转专业审批表》(一式两份),按照要求到有关部门审核批准。

⑵拟转入系填写新生转专业报表报教务处,由主管校长审批签字。

⑶教务处统计、汇总后,公示期后将无异议的转专业学生信息分别提供给学生处、档案室、财务处。

() 转学:

学生应当在被录取学校完成学业,因患病或者有特殊困难、特别需要,无法继续在被录取学校学习或者不适应被录取学校学习要求的,由学生本人申请,学生家长或监护人同意,提供证明材料和证件可以转学。转学属于救助性政策,不是二次选择学校的机会。

1、申请省内转学

由被录取学校和拟转入学校共同同意后,由转入学校负责审核转学学生的转学条件及相关证明材料和证件,认为符合本校培养要求且学校有培养能力的,经学校校长办公会或者专题会议研究决定,可以转入。凡我校转出或转入我校的学生,必须经我校校长办公会或有校长授权的专题会议研究同意,由校长和主管副校长共同签字有效,最终通过学校网站和校园公告栏进行公示,公示期后无异议者,方可转出或者转入我校。

2、申请跨省转学

学生申请跨省转学的,由转出学校将转学材料、相关证明材料和证件报转出地省级教育行政部门,转出地省级教育行政部门商转批准后转入拟转入地省级教育行政部门审核批准,按照转学条件确认后办理转学手续。

学生转学办理时间一般为每年的六月和十二月底前,办理程序为:

1学生转学由学生本人提出书面申请,说明转学理由,所在系部同意后,报校学生处审核。因身体原因转学的须有三甲级医院诊断证明和病历报告;因特别需要转学的须有相关行政部门的证明材料和函件。

2、经学生处审核同意后,报学校主管校长;经校长办公会或有校长授权的专题会议研究后,通过学校网站和校园公告栏进行公示,公示期后无异议者同意转学,申请转出学生由教务处出具学生在校期间学习成绩单;教务处学籍科办理学籍异动手续,并在转学完成后3个月内将转入学生转学所有材料报陕西省教育厅审核备案。

有下列情形之一者不得转学:

1)入学未满一学期或者毕业前一年的;

2)高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的;

3)转入与转出高校均在西安地区的;

4)以定向就业招生录取的;

5)五年一贯制学生、综合分类评价考试录取的学生;

6)转出专业与拟转入专业不同的;

7)无正当转学理由的。

() 休学

1、凡符合下列条件之一者可办理休学手续:

1)因病经指定二级甲等以上医院诊断,确认须停课治疗、休养超过六周的。

2)因某种特殊原因,本人申请或者学校认为应当休学的。

3)经学校就业指导中心备案,自主创业的在校生。

2、办理休学具体程序:

⑴学生需提出书面申请书,由教务处发《西安医学高等专科学校休学审批表》,经相关部门审批同意,学生一经批准休学,应当由学生本人于一周内办理完休学手续离校,由学籍科发给休学证明。

学生休学期间,学校保留其学籍,但按不在校学生管理,不享受在校学生待遇,学校不承担任何责任。

1)因病休学的学生,应当回家疗养。

2)休学前取得的成绩,两年内复学后仍然有效(创业休学学生除外)。

3)休学期间不得擅自回校上课,否则所取得的成绩无效,不予记载。

4)新生和在校生应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队),新生按照保留入学资格,在校生按照保留学籍,均至退伍后2年(以退伍证时间为准)。

5)休学期为一年,休学期满前一周应当书面向学校提出复休或复学,休学最长时间不得超过两年(创业休学学生除外),休学期满后未提出复休或复学将视为自动退学。因病或某种特殊原因休学的超过最长休学年限,仍无法复学的,将不予再休学。

() 复学:

因伤、因病休学的学生,申请复学时须向学校提交县级以上医院诊断书,证明其恢复健康可以正常学习,经学校指定医院复查合格,方可办理复学手续。学生休学期满,应于复学前一周以书面形式并附有关证明材料向学校提出复学申请。应征入伍的学生在退伍后两年内,带保留入学资格或学籍审批材料,以及退伍手续和档案可提出复学申请。填写《西安医学高等专科学校复学审批表》经学校主要部门批准,方可复学。休学期满未按规定办理复学手续的,注销学籍,并通过学校网站发布公示通知,按自动退学处理。

() 留(降)级及退学

1、学生有下列情形,给予留(降)级直至退学处理:

⑴一学年不合格课程累计四至六门者,给予留(降)级处理。修业期满累计四至六门不及格者须重修学业。

⑵休学期满,在学校规定期限内未提出复学申请或申请复学经复查不合格的,给予退学处理。

⑶经学校指定医院诊断,患有疾病或者意外伤残,无法继续在校学习,给予退学处理。

⑷未请假离校连续两周未参加学校规定的教育教学活动的,给予退学处理,发放退学决定书,并通知学生本人或监护人。

⑸同一学期旷考或者在校学习期间累计旷考达四门(含)以上者,或修业期满累计七门以上不及格者给予退学处理。

⑹超过学校规定期限未注册而又无正当事由的,给予退学处理。

⑺本人申请退学的。

2、学生退学后,学籍即告终止。学生自愿退学的可申请开具课程成绩证明。

3、对于违反《西安医学高等专科学校学生违纪处分条例》而予以开除学籍处分的,学籍即告终止。

所有学籍异动结果形成学校正式文件,在规定时间内上报省教育厅。

六、学生档案管理参照《西安医学高等专科学校学生档案管理暂行规定》执行。

七、学生毕业资格的审核及毕业证的办理参照《西安医学高等专科学校关于办理学生毕业证及相关毕业手续的规定》执行。

八、其他

1、本细则自下发之日起开始执行。

2、本细则由教务处负责解释。

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